Hướng dẫn chi tiết về cách liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge

Khi muốn tạo một mẫu đơn thư mời thì việc chuyển dữ liệu danh sách trong Excel vào biểu mẫu soạn sẵn ở Word sẽ rất mất thời gian, có thể gây ra sai sót nếu chứa quá nhiều thông tin. Chính vì thế, nhà phát triển Microsoft đã cung cấp cho người dùng tính năng liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail Merge rất tiện dụng. Nếu chưa biết cách thực hiện, hãy để neugarciniacambogiasite.com hướng dẫn nhé.

Mail Merge là gì?

Trước tiên hết, Neugarciniacambogiasite chức năng liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail Merge là gì:

Mail Merge là một tính năng được tích hợp vào trong các phần mềm Microsoft Office, cho phép liên kết các dữ liệu trong mọi phần mềm của gói ứng dụng này. Bạn có thể truyền dữ liệu từ chương trình soạn thảo nhất định qua một phần mềm soạn thảo văn bản khác trong tích tắc. Hoàn toàn không phải tốn thời gian để chuyển đổi cửa sổ quá nhiều.

Vì sao nên dùng Mail Merge?

Mail Merge thật sự là một tính năng hết sức cần thiết đối với ai phải soạn thảo văn bản, thư mời, hợp động với hàng loạt đối tượng cùng một lục. Khi sử dụng, bạn sẽ nhận được một vài lợi thế, thuận lợi dưới đây:

• Trộn dữ liệu từ Excel sang Word bằng Mail Merge sẽ tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc nhập từng thông tin một hoặc phải in biểu mẫu thư mời, hợp đồng,… ra giấy rồi viết tay từng cái.
• Trong quá trình nhập dữ liệu vào biểu mẫu hay việt tay với một lượng thông tin, dữ kiện quá lớn thì không thể nào tránh được sự sai sót diễn ra.

Lưu ý khi thực hiện liên kết dữ liệu Excel sang Word dùng Mail Merge

Bên cạnh việc nắm bắt được tính năng Mail Merge là gì, vì sao phải sử dụng được chức năng này thì mọi người cũng cần phải lưu ý vài điều như sau:

• Các tiêu để của từng thông tin trong bản danh sách tại Excel mà mọi người muốn lập liên kết dữ liệu phải nằm tại hàng ngang đầu tiên (Cell 1).
• Chức năng liên kết dữ liệu Mail Merge chỉ có thể sử dụng trên phiên bản Microsoft Office từ đời 2007 trở lên mà thôi.

Hướng dẫn liên kết dữ liệu Excel sang Word dùng Mail Merge

Nếu đã nắm bắt được một vài thông tin cơ bản, mọi người có thể thực hiện theo hướng dẫn liên kết dữ liệu Excel sang Word dùng Mail Merge như sau:

Chuẩn bị trước khi thực hiện

Đầu tiên, để có thể dùng Mail Merge trộn dữ liệu Excel sang Word thì bạn phải chuẩn bị được một vài thứ cần thiết như sau:

• Một biểu mẫu phiếu mời, đơn, văn bản,… trên Word cần được liên kết dữ liệu.
• Một bảng danh sách dữ liệu sẽ được dùng để chuyển sang Word tại Excel. Nhớ rằng các tiêu đề của dữ kiện được liên kết sang Word phải luôn nằm ở hàng ngang đầu tiên (Cell 1).

Các bước thực hiện liên kết dữ liệu Excel sang Word

Kế đến, mọi người sẽ chỉ phải thực hiện một vài bước tạo liên kết dữ liệu Excel sang Word như sau:

• Bước đầu tiên, hãy mở file Word có chứa biểu mẫu mà mọi người muốn thực hiện liên kết lên dữ liệu lên.

• Bôi đen tất cả phần nội dung dụng của biểu mẫu, trừ khung viền xung quanh (nếu có).
• Sau đó hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + C hoặc bấm chuột phải và chọn lệnh “Copy”. Vì khi thực hiện thao tác liên kết dữ liệu, tất cả thông tin của biểu mẫu sẽ bị mất hết nên cần phải sao chép lại.
• Tiếp đến, bấm vào nút “Mailings” trên thanh công cụ.
• Sau đó, trên thanh công cụ lớn bên dưới, hãy bấm vào nút “Start Mail Merge” và chọn lệnh “Labels”.
• Khi cửa sổ Labels Option hiện lên, nhấn vào nút “New Label” ngay bên dưới.
• Trong bảng Label Details, click vào mục Label name và đặt tên cho nhãn dán, biểu mẫu điền thông tin của bạn bất kỳ một cài tên nào tùy thích.

• Tiếp theo, click vào mục Page Size và chọn lệnh “A4 (21 x 29.7cm)” để định dạng lại biểu mẫu sẽ được in ra trên một trang giấy A4.
• Mọi người cũng có thể điều chỉnh lại kích thước của biểu mẫu (nhãn dán) nếu muốn trên 1 tờ giấy A4 khi in ra sẽ được cùng lúc nhiều văn bản. Giúp tiết kiệm được lượng giấy. (Mọi người có thể bỏ qua bước này nếu không cần thiết).
• Kế đến click vào nút “OK” để hoàn thành tạo nhãn dán.

• Khi quay lại màn hình chính của Word, bạn sẽ thấy trang giấy được chia ra thành nhiều ô để được chia đều và tất cả dữ liệu trước đã mất hết. Lúc này, hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + V hoặc bấm chuột phải và chọn lệnh “Paste”. Nhớ tạo lại phần khung viền như ban đầu nhé.
• Tiếp theo, trên thanh công cụ, click chọn nút “Update Labels” để cập nhật tất cả biểu mẫu trong các ô được chia khi này mà không cần phải nhập tay từ đầu.
• Kế tiếp, click vào nút “Select Recipient” trên thanh công cụ và chọn lệnh “Use Existing List”.
• Một cửa sổ mới sẽ hiện lên, khi nãy hãy mở đường dẫn đến file Excel mà mọi người muốn tạo liên dữ liệu và bấm nút “OK”.
• Tiếp đến, cửa sổ Select Table sẽ hiện lên, bạn chỉ cần chọn tên của bảng dữ liệu Excel muốn thực hiện liên kết và click nút “OK”.

• Quay lại cửa sổ Word, hãy click chuột vào vị trí chèn dữ cần liên kết với Excel và bấm chọn nút “Insert Merge Field”.

• Một bảng tùy chọn nhỏ sẽ hiện ra, bạn hãy click chọn vào nút có chứa thông tin phù hợp. Ví dụ như ở dòng Họ và tên trong Word, mọi người hãy bấm vào mục “Họ_và_tên”. Làm tượng tự vời các dòng thông tin khác.
• Kế tới, bạn hãy lại chuyển về mục “Mailing” trên thanh công cụ và chọn nút “Update labels” để các biểu mẫu sau cũng được điền thông tin hệt như thế.

• Tiếp sau đó, tìm và bấm chọn nút “Preview Results” để xem kết quả thế nào nhé.
• Cuối cùng để lưu kết quả lại, hãy click vào nút “Finish & Merge” và chọn lệnh “Print Documents”.

• Cửa sổ Manage to Printer hiện lên thị click “OK”.
• Tại cửa sổ tiếp theo, bấm vào mục Name và chọn máy in ảo tại dòng lệnh “Microsoft XPS Document Printer” và click nút “OK”.
• Bước sau cùng hết là chọn vị trí, thư mục để lưu phải hoàn chỉnh rồi bấm “OK” là xong.

Bên trên chính là tất cả các bước để thực hiện liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail Merge. Nếu mọi người muốn có thêm kiến thực về tin học văn phòng, hãy ghé neugarciniacambogiasite.com nhé. Cảm ơn các bạn đã quan tâm, theo dõi bài viết này.